Trzy etapy do zastosowania przy nakładaniu kar porządkowych


Rada praktyczna: przed przystąpieniem do procedury nałożenia kary porządkowej ważne jest zgromadzenie dowodów świadczących o dokonaniu przez pracownika naruszenia, np. uzyskanie od innego pracownika pisemnego zgłoszenia o zauważonym naruszeniu, przeprowadzenie rozmów z innymi pracownikami na temat pracowniczego uchybienia danego pracownika (przebieg rozmów warto zaprotokołować w formie notatki służbowej). Są to kwestie oczywiste, ale w swojej praktyce wielokrotnie spotykałam się z sytuacjami, gdzie do naruszenia rzeczywiście doszło, ale dowodów na to kto tego rzeczywiście dokonał i kiedy konkretnie nie było.


Ważne jest też prawidłowe przeprowadzenie całej procedury związanej z ukaraniem pracownika. Warto bowiem pamiętać, że w przypadku wygranego przez pracownika sporu sądowego o uchylenie kary porządkowej, o ile pracownik będzie reprezentowany przez profesjonalnego pełnomocnika, pozwany pracodawca będzie zobowiązany do zwrotu kosztów zastępstwa procesowego.

Etap pierwszy – wysłuchanie pracownika

Do przeprowadzenia przed upływem 2 tygodni od dnia powzięcia wiadomości o dokonaniu naruszenia (uwaga – w tym terminie musi być również wymierzona kara) i 3 miesięcy od dnia naruszenia obowiązku pracowniczego. Wysłuchanie powinno być w formie ustnej – pracodawca powinien stworzyć warunki niezbędne do ustnego wysłuchania pracownika.


Rada praktyczna: wysłuchanie może się odbyć w formie np. telekonferencji, gdy pracownik pracuje z dala od osoby wykonującej w imieniu pracodawcy czynności z zakresu prawa pracy. Niezależnie od formy wysłuchania (bezpośrednia rozmowa lub telekonferencja) ważne jest aby był dowód, że pracownik na rozmowę został zaproszony – np. e-mail ze wskazaniem daty, godziny, miejsca i celu takiego spotkania.


Pracownik może skorzystać z uprawnienia do bycia wysłuchanym, ale nie musi. Może bowiem złożyć wyjaśnienia na piśmie, jeśli w jego ocenie cel wysłuchania może zostać osiągnięty drogą pisemnego ustosunkowania się do czynionych mu zarzutów.

Każdą z tych form należy uznać za równoznaczną z zachowaniem przez pracodawcę powinności wysłuchania pracownika (tak wyrok Sądu Najwyższego z 16 czerwca 1999 r., I PKN 114/99).

Przepisy nie wskazują osoby, która z upoważnienia pracodawcy ma wysłuchać pracownika. Sąd Najwyższy w wyroku z 9 kwietnia 1998 r. (I PKN 45/98) stwierdził, że nie narusza art. 109 § 2 kp wysłuchanie pracownika przez inną upoważnioną do tego osobę. warto wysłuchać pracownika w obecności np. 2 innych pracowników i sporządzić protokół z wysłuchania (notatkę służbową), podpisany przez osoby uczestniczące w wysłuchaniu.

Etap drugi – podjęcie decyzji o ukaraniu pracownika

W etapie drugim pracodawca podejmuje decyzję, czy ukarać pracownika. Musi podjąć decyzję i ewentualnie ukarać pracownika przed upływem 3 miesięcy liczonych od dnia naruszenia obowiązku pracowniczego i jednocześnie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego.


Rada praktyczna: pracodawco przejrzyj akta osobowe pracownika celem zbadania dotychczasowego stosunku do pracy – czy w aktach osobowych znajduje się informacja o nagrodach, wyróżnieniach lub wcześniej nałożonych karach porządkowych, oraz dokładne zbadaj rodzaj naruszenia obowiązków pracownika i stopień jego winy – czy naruszenie tego obowiązku wyrządziło pracodawcy lub innemu pracownikowi szkodę, czy naruszenie nastąpiło z winy umyślnej, czy nieumyślnej.


Etap 3 – zawiadomienie pracownika o ukaraniu

Po podjęciu decyzji o ukaraniu pracownika trzeba sporządzić poprawne zawiadomienie o ukaraniu. Zawiadomienie pracownika powinno mieć formę pisemną oraz powinno wskazywać rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, wskazywać datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia, zawierać informację o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Jeśli w zawiadomieniu pracownika wyodrębniona jest sentencja i uzasadnienie, to z punktu widzenia spełnienia wymagań opisanych powyżej najważniejsza jest sentencja zawiadomienia (tak Sąd Najwyższy w wyroku z 17 lutego 1999 r., I PKN 580/98).

Zdaniem Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych niezgodne z prawem jest też wręczenie pracownikowi informacji o nałożeniu na niego kary porządkowej w obecności innych pracowników, do których obowiązków nie należy zajmowanie się z upoważnienia

pracodawcy sprawami kadrowymi. GIODO stoi na stanowisku, że wypowiedzenie umowy o pracę lub zawiadomienie o ukaraniu karą porządkową można pracownikowi wręczyć tylko w obecności osoby upoważnionej przez pracodawcę do zajmowania się sprawami kadrowymi lub też przedstawiciela związku zawodowego, do którego należy zwalniany lub ukarany pracownik.

Przepisy ustawy o ochronie danych osobowych nakładają na pracodawcę jako administratora danych – obowiązek dołożenia szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą (art. 26 ust. 1 ustawy) oraz dopuszczenia do przetwarzania danych wyłącznie osób posiadających stosowne upoważnienie (art. 37 ustawy).

Źródło: strona internetowa Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych